Workday: HRM-software geschikt voor multinationals? (2024)

Workday is een HCM-oplossing. Dit is software voor Human Capital Management, oftewel personeelsmanagement. Het gelijknamige bedrijf Workday heeft inmiddels een flink marktaandeel weten te verwerven. Dit komt mede doordat de oplossing ‘uit één stuk’ is ontworpen en volledig in de cloud functioneert. Workday kan zich meten met HR-software van grote fabrikanten als Oracle en SAP. Waaruit bestaat het product Workday? Is het zulke goede software als wordt beloofd?

Inhoudsopgave

1. Oorsprong Workday
2. Inkijkje Workday-startpagina
3. Doelgroep
4. Cloud en mobile-friendly
5. Mondiale dekking HRM
6. Payroll
7. Functionaliteiten (incl. screenshots)
8. Maatwerk
9. Implementatieproces
10. Kosten van Workday
11. Integraties

Hoe en wanneer is Workday ontstaan?

Workday is mede opgericht door David Duffield. Die had daarvoor een belangrijke rol gespeeld bij het ontwerpen van ERP-systeem PeopleSoft, dat sinds 2005 in handen is van Oracle. Workday beschikt over verschillende oplossingen, zoals een systeem voor planning, financieel management, personeelsbeheer en analyses. Deze oplossingen zijn allemaal ondergebracht binnen hetzelfde platform (unified platform).

In dit artikel nemen we de HRM-software onder de loep: Workday HCM Cloud. Workday, genoteerd aan de beurs van New York, is een tier 1 vendor en opereert internationaal. Nederland is het eerste land in Europa waar Workday een kantoor heeft geopend (in 2011). De software van Workday automatiseert HR-processen zoals het toekennen van vakantiedagen, het raadplegen van salarisstroken, het meten van professionele prestaties, etc.

Voordat je een goede keuze voor een HRM-softwarepakket kan maken, moet je bepalen aan welke exacte eisen de software moet voldoen. Dit klinkt als een logische stap, maar alleen als dit onderdeel op de juiste manier wordt aangepakt kan de implementatie van het toekomstige pakket succesvol worden. In de HRM Wijzer staan de drie meest gemaakte fouten tijdens dit proces, zodat ze kunnen worden voorkomen tijdens het HRM-selectietraject.

Een inkijkje: screenshot van de Workday-startpagina

Voor welk soort bedrijven is Workday geschikt?

Het HRM-pakket van Workday richt zich op middelgrote (vanaf 300 tot 3500 medewerkers) en grote organisaties (meer dan 3500 medewerkers). De grootste klant van Workday heeft bijvoorbeeld internationaal ruim twee miljoen medewerkers. Een kleinere klant is Catawiki: een bedrijf met 300 medewerkers; het nam op het Workday-platform zowel de HRM- als de financiële oplossing af. De concurrenten van Workday in de markt van grote bedrijven zijn voornamelijk SuccessFactors van SAP en Oracle. Bij middelgrote bedrijven (met internationale focus) zijn dit partijen zoals Personio.

Workday richt zich met haar Enterprise Application Platform voornamelijk op mensgeoriënteerde sectoren, zoals zakelijke en financiële dienstverlening, tech & media, etc. Op HR-gebied dekt Workday alle branches af, zij het dat het zich wat minder direct richt op de publieke sector.

Ongeveer 60% van de AEX-genoteerde bedrijven is klant van Workday. Bekende referenties zijn bijvoorbeeld ING, Rabobank, Basic-fit, Robeco, Alliander, CM.com, Airbnb en Netflix. In de Benelux heeft Workday ongeveer 90 klanten.

Let op: voor organisaties die alleen maar een basisoplossing voor HRM zoeken, is Workday wellicht te groot. In de HRM Wijzer wordt duidelijk gemaakt waar bedrijven op moet letten in welke situatie.

Workday is geschikt voor bedrijven die hun HR gaan transformeren, dus niet alleen wat basisfunctionaliteiten willen. Bij een transitie kun je denken aan een groei van scale-up naar hypergrowth; of als er veel bedrijfsacquisities zijn gedaan en er een HR-operating model moet worden opgezet; of als gebruik van allerlei HR-tools hebben geleid tot een versnipperd HR-landschap en een organisatie wil overgaan naar één centraal HRM-systeem.

Een nieuwe vorm van human resource management?

Een kenmerkende eigenschap van Workday is dat de software werkt volgens het SaaS-principe (Software as a Service). Het HRM-systeem draait volledig in de cloud. Er bestaan nogal wat bedrijven die hun data niet in de cloud willen onderbrengen. In dat geval komt Workday als mogelijke optie meteen te vervallen. Toch kiezen steeds meer software-fabrikanten voor het cloud-principe en lijkt het een kwestie van tijd voordat dit het meest gangbare model wordt.

Een ander belangrijk aspect van Workday is dat alle klanten over dezelfde versie van de software beschikken. Het systeem krijgt twee keer per jaar (in maart en september) automatisch een update. Alle klanten hebben hier voordeel van en het systeem kan tijdens het upgrade-proces gewoon worden gebruikt. Dit is een groot verschil met de meeste on-premise oplossingen, waarbij je meestal moet migreren of betalen voor een nieuwe licentie.

Workday zet sterk in op mobile friendly. Er is een applicatie beschikbaar voor mobiele apparaten waarmee gebruikers vanaf elke locatie toegang hebben tot de informatie in de software, ook buiten het kantoor. Ook via de browser is Workday te gebruiken, en iedere klant heeft dan een unieke link om toegang te krijgen. Een intuïtieve interface en een aantrekkelijk design dragen in belangrijke mate bij aan de populariteit en klanttevredenheid van Workday. De huisstijl van Workday is bewust eenvoudig.

Workday is mondiaal in de core

De kracht van Workday komt het meest tot zijn recht bij klanten die internationaal opereren. Workday heeft een wereldwijde dekking, maar ondersteunt lokalisaties (waarbij het product wordt aangepast aan de situatie in een bepaald gebied, zoals in Nederland waar de software rekening houdt met de Wet Verbetering Poortwachter). Het systeem ondersteunt 35 talen, diverse munteenheden en wereldwijde tijdsinvoer. De mondiale dekking geldt niet voor de financiële oplossing; deze is in een beperkter aantal landen beschikbaar. Workday voldoet aan diverse internationale standaarden: ISO-certificeringen, SOC 1- en SOC 2-compliances, etc. Workday heeft implementaties uitgevoerd bij grote en middelgrote bedrijven in de Verenigde Staten, Europa en Azië.

Heeft Workday mogelijkheden voor Payroll?

Bij Workday zijn HR en payroll twee gescheiden trajecten. Daardoor hoeft een bedrijf niet alles tegelijk op te pakken, want dat trekt een zware wissel op de organisatie. Daarnaast ziet Workday de payroll als een aparte discipline: de verantwoordelijkheid daarvoor ligt namelijk niet alleen bij de HR-afdeling, maar ook bij de financiële afdeling.

De salarisverwerking met Workday is vooralsnog mogelijk in vier landen: USA, Canada, Frankrijk en UK. Duitsland en Australië kunnen op afzienbare termijn aan dit rijtje worden toegevoegd. Voor Nederland en België heeft Workday voorlopig nog niet de intentie om een payroll-oplossing op de markt te brengen. In de Benelux wordt gewerkt met payroll-providers. Dit zijn wereldwijde spelers zoals ADP, SD Worx, Alight; maar ook lokale partijen waar Workday aan gekoppeld kan worden, zoals AFAS, Raet en NMBRS. Afhankelijk van welke salarisoplossing de klant gebruikt, kan Workday haar HRM-systeem hiermee integreren. Salarisstroken die payroll-providers genereren worden weer beschikbaar gemaakt via de Workday ESS-app (Employee Self Service).

Functionaliteiten van de HRM-software

Workday HCM Cloud is functioneel opgebouwd, dus je kunt beginnen met de HR-core als basis. Het aantal functionaliteiten kun je vervolgens uitbreiden. Voorbeelden daarvan zijn de recruiting- en de learning-oplossing. Wat je aan kosten kwijt bent is afhankelijk van het aantal functionaliteiten dat je gebruikt.

Workday integreert verschillende functionaliteiten, waarbij de gebruiker via één centraal punt toegang heeft, zoals:

Workday is een uitgebreide oplossing; in de bovenstaande opsomming staan slechts de belangrijkste functionaliteiten. Maar er zijn bijvoorbeeld ook mogelijkheden voor compensatiebeheer, absentiebeheer en voorzieningenbeheer.

Ook blijft Workday de HCM Cloud-oplossing steeds innoveren en ontwikkelen. Recent gelanceerde functionaliteiten zijn scheduling (het roosteren van mensen), een loopbaanhub voor carrière-ontwikkeling en candidate relation management voor recruiting.

Is maatwerk mogelijk in deze HRM SaaS-oplossing?

Workday Extend biedt klanten de mogelijkheid om uitbreidingen op Workday-toepassingen te bouwen. Op die manier kun je dus maatwerkapplicaties toevoegen aan Workday. Aangezien deze op hetzelfde platform zijn gebouwd, garandeert Workday de security en de continuïteit na upgrades.

Hoe verloopt de implementatie van Workday in een organisatie?

Het implementatieproces van Workday is voor elk bedrijf verschillend en hangt af van de eisen die door het bedrijf worden gesteld. Gemiddeld ligt de implementatieduur op zeven maanden, waarbij zowel kleine als grote implementaties zijn meegerekend.

Vier projectfases zullen tijdens de implementatieperiode moeten worden doorlopen:

1. Plannen: start en planning van project; voorbereiding implementatie; nulmeting waardebeoordeling; training van klant; basisgegevensmodel; gegevensconversie-workshop; richtlijnen voor overstapplan; basisbuild.
2. Ontwerpen en configureren: iteratief ontwerp/configuratie; rapportage- en analysebuild en moduletests; integratiebuilds en moduletests; configuraties evalueren, ontwerp valideren en bevestigingstests; end-to-end build.
3. Testen: algehele tests; parallelle build en tests; prestatietest; regressietest; generale repetitie voor productie; overstapplan.
4. Implementeren: training van eindgebruikers; ‘Gold’-/preproductiebuild; livegang; ondersteuning tijdens productie.

Workday heeft twee soorten implementatiemethodieken: Launch en Your Way.

Workday implementeert zelf, maar werkt ook met een selectie van gecertificeerde partners. Denk aan grote partijen zoals PwC, Deloitte, Accenture en IBM – en daarnaast aan boutique partners die zich volledig op Workday richten.

Wat is de prijs van Workday?

Workday wordt als SaaS-oplossing aangeboden. Het voordeel van dit model voor bedrijven is dat niet wordt betaald voor onderhoud of voor aanschaf van specifieke hardware.

De prijs van Workday is afhankelijk van het aantal gebruikers en het aantal uur support dat wordt geleverd. Het contract wordt voor minimaal drie jaar afgesloten. Na aanschaf van de licenties wordt er ook rekening gehouden met het daadwerkelijk gebruik van de software. Gemiddeld zijn de licentiekosten voor een HCM-tool in de cloud na vijf jaar gebruik ongeveer 35% van de totale investering.

De implementatiekosten zijn gemiddeld 20% van de investering na vijf jaar. De kosten kunnen per leverancier iets afwijken. Voor meer concrete prijsinformatie, zoals de prijs per gebruiker per jaar, kan de HRM Wijzer 2024 worden aangevraagd. Hier vindt u ook meer informatie over de verborgen kosten waar bedrijven rekening mee moeten houden.

Workday zit in het hogere prijssegment. Maar in dit geval is het goed om naar het gehele plaatje te kijken, de zogenaamde Total Cost of Ownership (TCO). Onderzoek van Fosway Group (The True Costs of Cloud HCM: A Perspective on Workday) toont aan dat de TCO van Workday aanzienlijk lager is dan bij andere Tier 1 HRM-oplossingen. Zoals hieronder afgebeeld: je moet dus niet alleen naar de kosten ‘boven water’ kijken, maar ook de additionele kosten in ogenschouw nemen bij de pakketkeuze.

Kan Workday integreren met andere software?

Integraties maken onderdeel uit van het Workday-platform op basis van API’s. Workday heeft strategische samenwerkingen met allerlei leveranciers, waaronder salarisverwerkers. De producten van deze partijen concurreren niet met Workday, ze vullen elkaar aan. Partijen hebben ook een gecertificeerde koppeling met Workday.

Let op! De integraties moeten wel nog altijd geïmplementeerd worden: het is niet zo dat je het aanzet en alles werkt… Alles heeft te maken met je processen, specifieke vereisten, welke data uitgewisseld moeten worden, en deze parameters moet je tijdens de implementatie instellen.

Er zijn meer dan 600 integraties met bedrijfsoplossingen mogelijk, waaronder koppelingen met:

• Microsoft Azure
• SAP
• Oracle
• Adobe Sign
• Slack
• LinkedIn
• Salesforce
• Google Workspace

De selectie van HRM-software is ingewikkeld. De meeste pakketten lijken in veel opzichten op elkaar, wat het kiezen van de meest geschikte oplossing voor specifiek jouw bedrijf er niet gemakkelijker op maakt. Een verkeerde keuze kunnen de meeste bedrijven zich niet permitteren. Ter ondersteuning van het selectieproces kan de HRM Wijzer worden aangevraagd, waarin Workday wordt vergeleken met andere HCM-systemen zoals Oracle Fusion en SAP HCM.